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福利发放中的员工个人信息保护

员工福利发放是企业管理的常见一环，在实施员工关怀，激发员工活力，增强员工归属感，提高员工满意度中发挥着基础作用，也是企业良好形象、美誉度的重要载体。随着网络技术发展和服务模式创新，员工福利发放方式也日渐便捷、多样，很多企业开始探索互联网+、数字化转型、第三方服务等模式来解决个性化需求难题，同时提高管理效能，降低综合成本。与此同时，福利发放涉及大量个人信息的收集、存储、传输、共享等活动，做好员工个人信息保护成为企业数据合规工作中的新课题。

一、典型场景

福利发放中处理员工个人信息的典型场景有：

【典型场景1】企业开发了用于福利发放的内部IT系统，员工通过内部IT系统选择福利物品，企业有关部门实施派发，一般会收集员工的姓名、工号、物品选择、电话、收货地址等个人信息。

【典型场景2】企业委托第三方供应商向员工发放福利物品，需要将员工部分个人信息提供给供应商，由供应商直接向员工完成派发，一般会收集员工的电话、收货地址、物品选择等个人信息并向供应商共享。

【典型场景3】企业直接通过第三方平台向员工发放福利物品，员工自行登录平台选择物品，第三方平台完成派发，一般第三方平台会直接收集员工的用户名、密码、电话、收货地址、任职企业等个人信息。

【典型场景4】企业通过表格形式线下收集员工的个人信息，并根据收集的信息自行采购福利物品向员工派发，一般会收集员工的姓名、工号、物品选择等个人信息。

【典型场景5】企业除了向员工发放福利外，还会向员工家庭成员发放福利，如六一儿童节企业给员工未成年子女派发儿童节礼物，并提供不同物品供选择，一般需收集员工的子女情况、物品选择、电话、收货地址等个人信息。

员工福利发放的典型场景中，企业需要收集的个人信息项呈现出多元化趋势，个人信息在企业内外部流转的情况日趋普遍，保护员工个人信息成为越来越多企业履行合规遵从义务、践行优秀雇主责任的客观需求。

二、法律风险

1. 违反公开透明原则

【风险】收集员工个人信息但未说明收集个人信息的种类、目的、用途、存储期限、到期后处理方式以及权利行使途径等信息，违反个人信息处理的公开透明原则。

【示例】A企业自行开发了IT平台并通过该平台为员工发放福利，需要收集员工的姓名、工号、收货人姓名及电话、收货地址等个人信息，但由于未在该平台嵌入隐私政策，导致员工在填报个人信息时不清楚自己被收集了哪些个人信息，甚至不清楚是谁在收集、处理自己的个人信息，A企业的上述行为违反了个人信息处理的公开透明原则。

2. 违反合理必要原则

【风险】收集员工个人信息前未评估个人信息的收集范围，导致超范围收集员工个人信息，违反个人信息收集的合理必要原则。

【示例】B企业为员工不满12周岁的子女准备六一儿童节礼物，需由员工提前申报符合要求的子女人数，并据此进行采购。员工申报儿童节礼物时必须填写姓名、工号、子女人数、出生日期以及子女的身份证号码。在此场景下，B企业仅需要员工填报子女是否在12周岁以下即可确定其子女是否符合礼物发放的年龄要求，其收集员工子女出生日期及身份证号码的行为违反了合理必要原则。

3. 供应商个人信息保护能力不足

【风险】通过第三方供应商派发物品场景下，需要向供应商共享员工的个人信息或由供应商直接收集员工的个人信息，但企业未对供应商的个人信息保护能力进行调查，也未与供应商签署个人信息保护的相关协议、条款，导致供应商不能对员工的个人信息提供充分保护。

【示例】C企业因委托第三方供应商向员工派发福利向该供应商提供了全体员工的姓名、电话、收货地址等个人信息，但事先未了解供应商个人信息保护能力也未与供应商签署个人信息保护协议，无法有效约束供应商的个人信息处理行为。后因供应商未采取有效的个人信息保护措施，导致员工个人信息被供应商内部人员对外贩卖，造成员工个人信息泄露。

4. 个人信息泄露

【风险】企业在收集、处理员工个人信息的过程中，可能基于工作需要将员工个人信息通过邮件、即时通讯软件等方式直接流转，如未采取加密等安全保护措施，存在较高的个人信息泄露风险。

【示例】D企业通过供应商向员工直接派发福利物品，人力资源部门通过表格填写的方式收集员工的物品选择、电话、收货地址等个人信息并汇总发给第三方供应商，由于供应商提供的电子邮箱地址错误，导致该企业将员工的个人信息发送到错误的邮箱地址且无法撤回，造成员工个人信息泄露。

5. 儿童个人信息收集的相关风险

【风险】收集、处理儿童个人信息之前应事先获得监护人的同意，并制定专门的儿童个人信息处理规则；因儿童个人信息为敏感个人信息，收集儿童个人信息同样需遵守敏感个人信息的相关规定，否则可能导致监管机构处罚。

【示例】E企业收集员工子女的个人信息用于儿童节礼物的发放，在隐私政策中说明子女的个人信息仅用于确定适格子女人数以便于采购，但该企业在半个月后举行的亲子活动中直接使用了礼物发放环节收集的员工子女个人信息，未征得员工的重新同意，违反了儿童个人信息保护的相关规定。

三、合规措施

1. 隐私政策

在福利发放中，企业收集个人信息前向员工提供隐私政策，说明收集个人信息的种类、用途、目的、存储情况、权利行使途径等信息，满足个人信息处理的透明性要求。

2. 用途限制

在福利发放中，企业应严格按照隐私政策的说明处理个人信息，满足在设定的目的、明确的范围内处理员工个人信息的要求。

3. 最小必要

在福利发放中，企业在收集个人信息之前应先进行合规评估，确定收集的个人信息项，避免收集非必要的个人信息，满足个人信息收集的最小必要要求。

4. 供应商管理

资质调研。企业在选择福利发放的供应商时，应尽量选择个人信息保护能力较强、合规措施较完善的供应商，在确定合作前可要求供应商说明其采取的个人信息保护技术组织措施，评估其个人信息保护能力。
协议约束。在与福利发放供应商签署合作协议时，应嵌入个人信息保护的相关条款，明确个人信息处理的目的、期限、处理方式、个人信息的种类、个人信息保护措施以及双方的权利义务等。

5. 应急事项管理

企业应提前制定个人信息泄露应急预案，明确个人信息泄露事件发生时的处理步骤和处理方式，以更好的应对包括福利发放中的个人信息泄露事件，降低潜在损害和影响，保护员工个人权益。

提升员工隐私体验，践行企业隐私合规

“法律遵从、信任共建、道德履行”

本文作者：W.AD，Z.Q，G.RX、Y.YX，

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