在公司打算调查自身员工的合规问题时，首先会做的是检查该员工持有的公司设备（比如公司电脑、公司发放的手机、平板电脑、公司邮箱、公司软件程序等），以获取其违规的证据。绝大部分公司的规章制度会要求员工将公司设备仅用于工作目的，不得处理私人事务。但实践中仍然有不少员工会使用公司设备处理个人事情，甚至是极为隐私的个人信息（私密照片、聊天等）。那么公司是否有权收回员工持有的公司设备进行检查取证？如果在取证过程中获得了员工在公司设备的私密信息，是否会被认为是侵犯员工隐私？

我们认为若公司有效的规章制度事先规定员工不得使用公司设备处理和存储私事的，员工应当遵守规章制度且默认公司设备中不应存储自己的个人隐私信息，同时基于公司电脑所有权属于公司，员工只是基于工作目的而享有公司设备的使用权，公司有权回收公司设备进行检查。即使公司在检查该公司设备时候接触到了员工的个人隐私信息，一般也不应认定为是对员工隐私的侵权。但是，出于合理的注意性义务，公司及其委托的调查取证机构不应扩散传播涉案员工的个人隐私，而应该让员工自己或配合公司彻底删除此类隐私信息。但如果该隐私信息本来就构成员工违规的证据（比如和其配偶的聊天记录显示其受贿意图），则公司一般可作为违规证据予以保留。

如果公司的规章制度没有禁止员工利用公司设备处理或存储私人事务，则公司在收回公司设备进行检查的时候应特别慎重，建议让涉事员工签署知情同意书，同意公司对其持有的公司设备进行检查，并豁免公司可能接触其隐私的潜在责任。此种情况下，我们建议公司听取律师意见，根据案件情况谨慎行事，必要时通过公安机关来进行公司设备检查。

在 “冯某与四川中达凌志汽车有限公司劳动争议” ([2013]高新民初字第3673号）一案中，当事人冯某是该公司的人事经理，该公司为确认冯某是否存在违规行为，在没有告知冯某的情况下拷走其工作电脑中包含写真照片及个人日志等全部资料进行内部审计。之后， 公司以冯某严重违纪为由与其解除了劳动关系。冯某则以公司侵犯员工隐私权为由诉至法院。法院在判决中指出：“首先，被告公司进行内部审计取证的电脑属于工作电脑而非私人电脑，被告公司对工作电脑享有所有权及管理权；其次，在公司对冯某工作电脑进行审计取证的过程必然拷走全部电脑资料且本院认为工作电脑中本不应当存放私人写真照片及个人日志……故认为，公司以内部审计为目的，对其所有的工作电脑进行取证的行为系用人单位公司管理权范畴，单位员工以其工作电脑中存放个人写真及其他个人文件为由拒绝公司对工作电脑进行检查与管理的抗辩主张不应得到支持。”

在公司反舞弊调查时，公司也经常希望搜查检索员工个人拥有的设备（比如个人电脑、个人手机、个人邮箱、个人APP用户账号等等），特别是不少公司允许员工使用个人设备进行办公，会使得这样的需求更为合理。但除非公安机关介入行使职权，公司自行搜查和检索员工个人设备的做法一般难以得到法律支持。

一般而言，公司内部调查如需搜查员工私人设备相关信息时，仅仅凭公司规章制度的事先授权往往是不够的，且若公司规章制度含有损害劳动者合法权益的内容，也可能被认定为授权无效。如(2014)崇民初字第0850号劳动合同纠纷一审判决书中法院认为：我国有关法律对搜查作出了明确规定，其中并未允许用人单位有搜查他人身体的权利。劳动者在履行劳动合同时享有人身不可侵犯的权利，用人单位不得非法搜查劳动者，其中包括劳动者身体及随身携带的物品、包袋等。君乐酒店《员工手册》“员工有责任在进出酒店时主动配合保安人员对随身的包袋或其它容器进行必要的检查”的规定违法，属无效规章制度。君乐酒店据此对员工实施搜查、在员工拒绝配合检查后进行处理，并据此作出的解除劳动合同决定，均违反法律规定。

因此，针对公司内部调查过程中确实需要检查员工私人设备的情况，公司只能考虑通过员工预先的特别书面同意来进行，或者通过刑事报案由公安机关来取证。同时，值得注意的是，公司不得采取胁迫、暗示等手段逼迫员工签署相关授权书，否则其签署的授权同意函可能被认为无效。而且，如果公司因为员工拒绝配合提供个人设备而解除劳动合同，则可能违反《劳动合同法》第八十七条，“用人单位违反本法规定解除或者终止劳动合同的，应当依照本法第四十七条规定的经济补偿标准的二倍向劳动者支付赔偿金。” 

即使是员工自愿授权同意将个人设备交给公司检查以证明清白，公司及其委托的第三方机构都需要特别注意保护该员工隐私。由于在取证调查的过程中难以避免会收集到员工个人隐私信息（如个人聊天记录、短信、通话信息、照片、网页浏览记录等）。因此，即便获得员工授权，在对员工私人设备进行检查的过程中，由于公司参与人员的不可控性以及第三方取证团队的介入，也可能发生员工个人隐私被非法泄露，或超出合理限度检查员工隐私信息等侵权风险。公司及其委托第三方机构应尽最大的努力确保员工个人设备里面的个人隐私信息不会被非法泄露，否则可能被员工起诉侵权，甚至在严重的情况下（比如因隐私不当泄露造成员工自杀自残或严重抑郁），公司和第三方取证机构还可能承担刑事责任。

为避免检查过程中发生侵犯劳动者合法权益的风险，我们建议公司若发现员工涉嫌舞弊或侵犯商业秘密罪的线索，可以通过报警，在公安机关的陪同下或由公安机关直接进行处理，尽量避免由公司自行直接检查员工的私人设备。如果在不得不自行检查私人设备的情况下，建议公司做到：

一、在检查前建议要求员工签署知情同意函。同时，公司应在知情同意函中明确承诺员工有拒绝的权利，且拒绝签署不会导致其受到处分或者解雇的不利后果。

二、公司应提供合理怀疑员工窃取或泄露公司商业秘密的初步证据以要求员工配合检查。例如，民终字第04774号劳动争议二审民事判决书中法院认为，“本案，泰山公司《内部治安保卫管理制度》等规章制度通过民主程序制定，并已组织包括朱某在内的劳动者学习，可作为处罚依据。朱某在下班经过车间出口时，金属探测仪发出警报，泰山公司根据合理怀疑，要求对朱某做进一步检查，其做法并无不当。朱某拒绝检查的行为，违反了《内部治安保卫管理制度》的相关规定。”由此可见，法院往往还需要对执行行为本身的是否存在合理怀疑的前提进行判断，在实践中， 常见的“合理怀疑”可以是相关检测仪器的提示，摄像头的录像，或其他客观合理的证明。

三、要求被调查员工主动删除其私人设备中的个人隐私信息，在知情同意函或授权书中明确涉嫌收集复制信息的目的、方式和范围，应当遵循合法、正当、必要原则，不得过度处理。公司及其委托的第三方取证机构作为信息处理者应当采取技术措施和其他必要措施，确保其收集、存储的个人信息安全，防止信息泄露、篡改、丢失；发生或者可能发生个人信息泄露、篡改、丢失的，应当及时采取补救措施，按照规定告知被调查员工并向有关主管部门报告。

文章来源于法律评论LawReview ，作者蔡军祥律师团队